Налоги и отчётность
Как рассчитать больничный сотруднику и не ошибиться с выплатой
Пособие по временной нетрудоспособности считается из среднего заработка за два предыдущих года с учётом страхового стажа. Часть суммы оплачивает работодатель, остальное — Социальный фонд России (СФР). Ошибки в расчёте или в переданных сведениях приводят к переплатам, доначислениям и спорам с сотрудником, поэтому расчёт стоит вести по шагам и проверять лимиты.
- Расчётный период — два календарных года, предшествующих году начала нетрудоспособности
- Средний дневной заработок = облагаемые взносами выплаты за 2 года / 730
- Процент оплаты зависит от страхового стажа: 60 / 80 / 100%
- Первые 3 дня по болезни самого сотрудника платит работодатель, дальше — СФР
- Пособие облагается НДФЛ (кроме пособия по беременности и родам)
- Данные в СФР нужно передать в установленный срок, иначе — штрафы и задержка выплаты
AI-Бухгалтер разберёт вашу ситуацию
Получите ответ по своей задаче, а не общий текст статьи
Напишите 1–2 предложения: что случилось, какие суммы или сроки важны. После регистрации вопрос откроется в чате нужного советника.
Главное: кто и за какие дни платит
При заболевании или травме самого сотрудника работодатель оплачивает первые три календарных дня за свой счёт, а с четвёртого дня пособие назначает и выплачивает СФР напрямую работнику. Если больничный выдан по уходу за больным членом семьи, по карантину, протезированию или долечиванию в санатории — работодатель не платит ничего, всё пособие идёт за счёт СФР. Это первый момент, где чаще всего путаются: три дня «за счёт фирмы» — не универсальное правило для всех видов больничных.
Пошаговый расчёт
1) Определите расчётный период — два календарных года перед годом наступления нетрудоспособности (если сотрудник болел в текущем году, берутся два предыдущих). 2) Соберите выплаты, облагаемые страховыми взносами: зарплата, премии, отпускные — то, что входит в базу. Больничные, декретные и необлагаемые выплаты не учитываются. 3) Разделите сумму на 730 — получите средний дневной заработок. 4) Сравните его с минимумом, рассчитанным из МРОТ на дату начала болезни (актуальное значение МРОТ уточняйте — оно меняется ежегодно), и с максимумом, который ограничен предельными базами для начисления взносов за те же два года. 5) Умножьте средний дневной заработок на количество оплачиваемых дней и на процент по стажу. 6) Из суммы пособия удержите НДФЛ. Пошаговый порядок удобно оформить в виде расчётной таблицы — это снижает риск арифметических ошибок.
AI-Бухгалтер разберёт вашу ситуацию
Получите ответ по своей задаче, а не общий текст статьи
Напишите 1–2 предложения: что случилось, какие суммы или сроки важны. После регистрации вопрос откроется в чате нужного советника.
Как стаж влияет на процент
Общее правило: при страховом стаже 8 лет и более — 100% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, менее 5 лет — 60%. Есть исключения: при уходе за ребёнком до 8 лет пособие выплачивается в размере 100% независимо от стажа; при производственной травме и профзаболевании действует отдельный порядок. Стаж считается по данным о периодах работы и иной деятельности, за которые уплачивались взносы, — их подтверждают трудовой книжкой, договорами, сведениями персонифицированного учёта. Если стаж спорный, не торопитесь ставить «минимальный» процент: ошибка в сторону занижения — прямой конфликт с сотрудником.
Частые ошибки, из-за которых выплата неверна
Указывают расчётный период со сдвигом (например, берут год начала болезни вместо двух предыдущих). Включают в базу необлагаемые выплаты. Забывают сравнить средний заработок с лимитами — и получают переплату. Неверно определяют стаж. Выплачивают пособие за счёт компании там, где с первого дня платит только СФР. Удерживают НДФЛ не в тот момент, когда это нужно, либо, наоборот, не удерживают. Передают в СФР неполные или недостоверные сведения, из-за чего фонд делает перерасчёт и выставляет требования работодателю. Большинство таких ошибок можно отловить сверкой: расчётные листки, база для взносов, лимиты и стаж сотрудника.
Сроки и передача сведений в СФР
Больничный лист, как правило, электронный. Сотрудник сообщает номер листка, работодатель в течение установленного срока (по действующим правилам — три рабочих дня) передаёт в СФР сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия: данные о застрахованном, заработке, стаже, периоде. СФР назначает пособие и перечисляет деньги работнику напрямую, обычно в течение нескольких рабочих дней после получения полных сведений. Точные сроки и форматы зависят от действующей редакции нормативных актов и региональных особенностей — их стоит проверять в актуальных источниках СФР. Часть пособия, которую платит работодатель (первые три дня), выплачивается в ближайшую дату выплаты зарплаты.
Ответственность и что делать при разногласиях
За нарушение сроков выплаты, а также за передачу недостоверных сведений, повлёкших излишнюю выплату пособия, предусмотрена ответственность — как по профильному закону о страховых взносах, так и по нормам об административных правонарушениях. Конкретные размеры штрафов и порядок их применения меняются, поэтому перед принятием решения сверяйтесь с действующими нормами. Если сотрудник не согласен с суммой, попросите его принести расчётный листок и листок нетрудоспособности, сделайте самостоятельный расчёт и покажите расхождение либо исправьте выплату. Если СФР запросил пояснения или отказал — отвечайте документами: подтверждение заработка, стажа, периода нетрудоспособности.
Читайте также
Частые вопросы
За какой период берётся заработок для расчёта больничного?
За два календарных года, предшествующих году начала нетрудоспособности. Учитываются только выплаты, облагаемые страховыми взносами, кроме самих больничных и аналогичных пособий.
Работодатель оплачивает первые 3 дня всегда?
Нет. Три дня за счёт работодателя — только при заболевании или травме самого сотрудника. При уходе за больным членом семьи, карантине, протезировании и долечивании в санатории пособие с первого дня выплачивает СФР.
Облагается ли больничный НДФЛ?
Да, пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ. Исключение — пособие по беременности и родам. По части, которую платит работодатель, налог удерживает он, по остальному — СФР при выплате.
Что если средний заработок оказался меньше МРОТ?
Тогда пособие рассчитывается исходя из МРОТ на дату начала нетрудоспособности с учётом районного коэффициента, если он применяется. Актуальный размер МРОТ и предельных баз проверяйте перед расчётом — они обновляются ежегодно.
Что делать, если СФР отказал в выплате или сделал перерасчёт?
Запросите основание отказа или перерасчёта, сверьте переданные сведения о заработке, стаже и периоде, при необходимости подайте корректирующие документы и уточнённый расчёт. Спорные ситуации решаются через обращение в СФР, а при несогласии — в вышестоящий орган или суд.
Материал носит информационный характер и не заменяет индивидуальную консультацию специалиста. Перед принятием решения проверьте актуальность информации и учитывайте обстоятельства вашей ситуации.